10 хитростей Google Drive, которые вам следует освоить.

Диск, являясь центральным хранилищем (почти) всех файлов, хранящихся в вашей учетной записи Google, — это важный инструмент для пользователей Workspace, позволяющий сохранять, организовывать и обмениваться документами, электронными таблицами и мультимедийными файлами. Чтобы поддерживать порядок в Диске и максимально эффективно использовать его функции для совместной работы, вот 10 скрытых приемов, которые вам следует знать.

Добавляйте ярлыки вместо дублирования файлов, чтобы сэкономить место на диске.

Если вы упорядочиваете файлы в Google Диск и вам нужно, чтобы один файл был доступен из нескольких папок — как это часто бывает в разных проектах — вам не нужно перемещать его или создавать несколько копий, что занимает место на диске и мешает сотрудникам разных команд работать над одной и той же рабочей версией. Вместо этого оставьте исходный файл на месте и создайте ярлыки в других местах. Щелкните правой кнопкой мыши любой файл в Google Диске, чтобы открыть меню параметров, затем перейдите в раздел «Упорядочить» > «Добавить ярлык» и выберите папку назначения.

Используйте сервисы сокращения URL-адресов для быстрого создания новых файлов, предназначенных для конкретной учетной записи.

Сервисы сокращения URL-адресов значительно экономят время при создании новых файлов в Google Диск — особенно в документах, таблицах и презентациях — особенно если вы одновременно вошли в несколько учетных записей Google, например, в рабочую и личную. Когда вы вводите doc.new, sheet.new или slide.new в адресную строку, новый файл автоматически создается в вашей основной учетной записи. Добавьте /1, /2, /3 и т. д., чтобы указать, какую учетную запись вы хотите использовать. Это избавит вас от необходимости многократно щелкать мышкой, чтобы начать создание нового файла.

Используйте измененные ссылки для общего доступа, чтобы автоматически создавать копии.

Ещё один сервис сокращения ссылок позволяет заставить получателей общих файлов создать копию вместо простого просмотра или редактирования оригинала. Эта функция полезна для обмена шаблонами, контрольными списками и другими материалами, которые пользователям потребуется редактировать, сохраняя при этом оригинальную версию. Просто замените `/edit` или `/view` в конце ссылки на `/copy`, и получателям будет предложено «создать копию» при открытии файла.

Загрузка новых версий позволяет перезаписывать существующие документы без изменения ссылки для общего доступа.

Оригиналы Google обновляются в режиме реального времени по мере редактирования, позволяя всем соавторам видеть изменения, но новые версии PDF-файлов, изображений и видео необходимо повторно предоставлять доступ — если вы не перезапишете оригинал. Щелкните правой кнопкой мыши любой файл, не принадлежащий Google, и перейдите в раздел «Управление версиями» > «Загрузить новую версию» , чтобы сохранить ту же ссылку для общего доступа при обновлении.

Переведите файлы в режим только для чтения, чтобы предотвратить внесение изменений программой Plus.

Если вы хотите поделиться окончательной версией файла в Google Диске, но хотите предотвратить внесение изменений получателями — случайные или преднамеренные — вы можете заблокировать его в режиме только для чтения. Этот способ быстрее, чем преобразование файла в PDF или управление правами доступа для разных пользователей. Щелкните правой кнопкой мыши файл, чтобы открыть меню параметров, затем перейдите в « Информация о файле» > «Заблокировать» . (Обратите внимание, что вы также не сможете вносить изменения, пока не разблокируете файл.)

Включите функцию преобразования файлов .docx в формат, совместимый с Google Google, для последующей загрузки.

Еще одна функция, избавляющая от необходимости многократно нажимать на кнопку, — это автоматическое преобразование внешних файлов в форматы Google Docs. Это особенно полезно, если вы часто получаете документы .docx, .xlsx или .pptx от пользователей Microsoft. Вместо того чтобы каждый раз конвертировать файлы вручную, вы можете перейти в «Настройки» > «Общие» , прокрутить вниз до раздела «Загрузки» и включить опцию преобразования загруженных файлов в формат Google Docs.

Добавьте в PDF-файлы блоки с подписями к изображениям, чтобы обеспечить прямую обратную связь.

Редактируемые файлы Google Drive позволяют легко выделять и аннотировать текст, но то же самое можно делать и с другими типами файлов в режиме предварительного просмотра. Эта функция полезна для аннотирования изображений, макетов и дизайна без необходимости загружать и открывать файл в отдельной программе. Просто дважды щелкните, чтобы открыть любое изображение или просмотреть PDF-файл, затем щелкните значок аннотации вверху. Далее выберите область, которую хотите аннотировать, и добавьте свой комментарий.

Используйте расширенные фильтры поиска, чтобы быстро найти потерянные файлы.

Мой личный Google Диск часто бывает немного захламлен, из-за чего трудно найти старые файлы, названия которых я забыл, без необходимости прокручивать очень длинный список неорганизованных элементов. Расширенные фильтры поиска — ключевая часть решения, позволяющая сузить поиск по типу файла, владельцу и дате. Просто введите в строку поиска такие термины, как type:, owner :, before : или after:, а затем ваши критерии.

Создайте отдельный центр проекта для удобного доступа к связанным файлам.

Структура организации Google Drive удивительно проста; на вкладке «Главная» отображаются предлагаемые файлы и папки, а вкладка «Мой диск» по умолчанию отсортирована по алфавиту с возможностью сортировки по дате изменения. Конечно, вы можете создавать папки и перемещать файлы (включая использование упомянутого выше приема с ярлыками), но также может быть полезно создать динамический «Центр» для быстрого доступа к нужным файлам, например, к файлам для конкретного рабочего проекта или отпуска. Пользователи платной версии Workspace получают вкладку «Приоритет», которая группирует до 25 файлов из любого места в Google Drive без перемещения их из исходных местоположений. Бесплатные пользователи могут отмечать элементы звездочкой или создавать главный файл Docs и добавлять поля для файлов с помощью символа @.

Используйте сканер Google Drive для быстрой оцифровки чеков и печатных документов.

На самом деле, для сканирования документов вам не понадобится отдельное приложение; Google Drive имеет эту функцию встроенной , что позволяет пользователям iPhone и Android быстро оцифровывать печатные материалы и загружать их в Drive, просто используя камеру своего устройства. Откройте приложение Drive и выберите значок сканирования или знак плюса (+) , затем нажмите «Сканировать документ» . Google выполнит небольшие корректировки , после чего вы сможете указать имя и место назначения и нажать «Загрузить» . После этого ваши отсканированные чеки, договоры и другие файлы будут доступны для поиска так же, как и любые другие файлы в вашем Drive.