5 лучших стратегий снижения утомляемости на совещаниях с помощью асинхронного сотрудничества

Такие компании, как Google, IBM, Intel и другие, могут продолжать попадать в заголовки новостей своими решениями о «возвращении в офисы», но за очень редкими исключениями, обсуждение больше не касается ли Они бы разрешили работать из дома, но Сколько раз?. Определившись с «где» работать, пора обратить внимание на «как». В частности, как освоение сочетания «синхронного» и «асинхронного» сотрудничества в реальном времени может повысить производительность, сократить накладные расходы на совещания и снять стресс. Асинхронное сотрудничество — ключевая стратегия повышения эффективности работы и снижения стресса от повторяющихся совещаний.

Перегрузка совещаниями негативно влияет на производительность труда сотрудников, повышает уровень стресса и многое другое.

Синхронное сотрудничество включает личные встречи, видеоконференции и телефонные разговоры. Асинхронное сотрудничество включает в себя электронную почту, форумы, записанные совещания, совместные документы, видеосообщения и инструменты управления проектами. Выбор правильного метода совместной работы (синхронного или асинхронного) имеет решающее значение для улучшения рабочего процесса.

Нет никаких четких правил относительно того, какой вариант лучше, но в целом:

Синхронное сотрудничество лучше всего подходит для решения сложных вопросов, проведения деликатных бесед, личных встреч с руководителем и укрепления социальных связей. Синхронное сотрудничество часто предпочтительнее в ситуациях, требующих немедленного взаимодействия и прямого обмена идеями.

Асинхронное сотрудничество лучше всего подходит для объявлений, обновлений статуса, сбора данных, документирования и совместного написания текстов. Асинхронное сотрудничество позволяет сотрудникам работать гибко и в разное время, повышая эффективность и производительность.

Даже простое согласование инструментов совместной работы может повысить эффективность и снизить стресс, связанный с необходимостью мониторинга нескольких каналов. Но настоящий результат достигается, когда команды договариваются о методе — синхронном или асинхронном — и инструменте, который они будут использовать, исходя из характера взаимодействия. Определение правильных инструментов и методов помогает оптимизировать процесс сотрудничества и устранить путаницу.

Другие преимущества асинхронной работы (Async)

Задавайте вопросы на каждой встрече. Можно ли заменить его асинхронной альтернативой?

Асинхронная работа заключается не только в снижении нагрузки от совещаний. При правильном применении он может:

Ускоряет совместную работу вне зависимости от часовых поясов.
Члены удаленной команды избегают встреч в нерабочее время.
Разнообразит пул идей, предоставляя людям возможность вносить свой вклад без давления, связанного с необходимостью высказываться на собраниях.
Он способствует инновациям, избегая «группового мышления» или подчинения самому громкому голосу в комнате.

Совещания — самая простая возможность для совершенствования.

в соответствии с Отчет AtlassianВ 72% случаев совещания неэффективны. Специальные встречи, которые составляют 60% всех встреч, согласно Microsoft, это худшее. При оценке его ценности только 7% участников посчитали его Отчет о тенденциях гибкости рабочего места за 2024 год—основываясь на исследовании, соавтором которого я являюсь, — что это очень ценно. Даже самый популярный тип совещаний — совещания по принятию решений — был высоко оценен лишь 24% участников.

Асинхронные инструменты дают надежду на повышение эффективности совещаний. Почти 60% респондентов считают, что электронная почта может заменить четверть времени, отводимого на встречи, а 30% заявили, что она может заменить до половины. Издержки, связанные с потерей производительности из-за ненужных совещаний, огромны. Для компании из 1,000 человек отмена всего лишь двух еженедельных совещаний может сэкономить около 3.7 млн долларов в год за счет снижения производительности (см. Примечание 1).

Пять способов начать работу с Async

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами асинхронной технологии, организациям необходимо сделать ее частью своей деятельности. Мохамед Шехди, председатель и главный операционный директор, говорит: Муза Групп«Наша культура асинхронного сотрудничества раскрывает способность нашей команды сотрудничать вне рамок запланированных встреч». «Это дает каждому больше гибкости, позволяя сосредоточиться на том, как достичь наилучших результатов, а не просматривать календари или тратить время на создание слайдов PowerPoint», — добавляет он.^©. «Мы также заметили, что этот сдвиг заставляет людей более сознательно подходить к личному сотрудничеству, делая встречи более ценными и фактически помогая повысить производительность, а не замедляя ее». *Примечание эксперта: асинхронное сотрудничество позволяет командам работать гибко, концентрируясь на результатах, а не на строгих сроках.*

К счастью, даже небольшая асинхронность может иметь большое значение. Вот пять быстрых способов начать.

1. Задавайте вопросы на каждой встрече: основы эффективного управления деловыми встречами

Прежде чем нажать кнопку «Отправить» в приглашении в календаре, задайте себе следующие важные вопросы: Повысьте производительность вашей команды:

Действительно ли необходима эта встреча? Разве нельзя выполнить задачу без встречи?
Можно ли записать встречу для тех, чье физическое присутствие не требуется? Это позволяет им при необходимости просмотреть содержимое позже.
Может ли встреча быть короче? Часто тех же результатов можно достичь за меньшее время.
Можно ли заменить встречу электронной почтой или общим документом? Рассмотрите более эффективные альтернативы традиционным встречам.

2. Улучшение качества встреч: экспертные стратегии

Сотрудники не ненавидят совещания не в целом, а те совещания, которые тратят их время впустую. Сделайте ваши встречи «стоящими» с помощью этих эффективных стратегий:

Обязательно наличие повестки дня и указание материалов для предварительного прочтения.
Сделайте посещение необязательным для повышения эффективности.
Записывайте встречи, чтобы те, кто не присутствовал, могли посмотреть запись позже.
Не допускайте, чтобы повестка дня отвлекалась на новые, незапланированные темы.
Не позволяйте самому громкому голосу в комнате доминировать в разговоре или запугивать других.

В Muse Group каждое приглашение на встречу включает повестку дня с четкими целями и предварительными рекомендациями. В заключение определяются конкретные шаги действий.

3. Запланируйте дни без встреч: повысьте производительность и сократите выгорание

Сотрудники часто перегружены многочисленными совещаниями, из-за чего у них практически не остается времени на выполнение ожидаемой от них работы или даже на размышления. Чтобы повысить уровень концентрации и снизить выгорание во время совещаний, рассмотрите возможность добавления регулярных дней или часов без совещаний, чтобы предоставить вашим сотрудникам надежное время для непрерывной концентрации. Стоит отметить, что выделение «дней концентрации» может повысить производительность и сократить количество ненужных совещаний. Dropbox Она считает, что благодаря «фокус-дням» количество встреч сократилось на 28%.

4. Минимизируйте помехи

Несистематические совещания отрицательно сказываются на производительности и усиливают стресс. Работу типичного работника когнитивного труда прерывают от 6 до 25 раз в день, и каждое прерывание требует от 15 до 25 минут времени на восстановление.

5. Создайте единый источник достоверной информации.

Асинхронная работа процветает благодаря четкой письменной коммуникации. Наличие подробной документации обеспечивает бесперебойную реализацию проектов в разных часовых поясах, повышает прозрачность, снижает необходимость в постоянных обновлениях и способствует формированию прочной институциональной памяти. Наличие единого источника надежной информации или «Единого источника истины» (SSOT) дает людям чувство независимости, освобождает коллег от необходимости повторять объяснения снова и снова, облегчает процесс адаптации и гарантирует, что все получат одинаковые ответы на свои вопросы. Эта практика считается краеугольным камнем эффективного управления корпоративными знаниями.

Асинхронная связь — не волшебное решение.

Хотя асинхронная коммуникация имеет много преимуществ, ее успех зависит от эффективной реализации. Прежде чем решить, как использовать асинхронную связь, примите во внимание следующее:

Не торопитесь. Начните постепенно, применяя одну из вышеприведенных рекомендаций.
Я понимаю, что сотрудники последуют примеру менеджеров и лидеров. Они должны быть сторонниками и хорошими образцами для подражания.
Не ждите, что сотрудники автоматически перейдут к асинхронному общению. Им нужны обучение, постоянные напоминания и причина для изменений — «Что это даст мне?» (WIIFM). Подчеркните, сколько времени они сэкономят и как это уменьшит стресс от постоянного ощущения нехватки времени в сутках. *Примечание: сотрудники должны почувствовать ценность этой трансформации.*
Используйте асинхронные методы общения в соответствующих ситуациях. Это не идеальное решение для обсуждения деликатных или эмоциональных тем, срочных или сложных проблем или создания новых социальных отношений.
Помните, что асинхронные варианты общения сильно страдают от отсутствия визуальной и слуховой обратной связи. Поэтому существует гораздо больший риск того, что отправленное сообщение не будет получено. *Во избежание недоразумений используйте четкий и лаконичный язык.*
Я понимаю, что людям с высокими социальными потребностями будет сложнее всего адаптироваться к асинхронному общению. Например, продавцы и экстраверты преуспевают в прямом общении. Без этого они действительно страдают. Должен быть компромисс или иной выход для удовлетворения их потребности в общении в режиме реального времени.

Заключение

Внедрение асинхронного сотрудничества не подразумевает отказ от всех встреч или взаимодействия в реальном времени, а подразумевает осознанный подход к тому, как, когда и почему люди общаются в реальном времени. Речь идет об улучшении Управление временем сотрудников и Повышение производительности команды.

Поскольку он продолжает развиваться Место и كيفية На работе освоение новых практик и процессов, таких как асинхронная работа, станет решающим фактором для индивидуального, командного и организационного успеха. Эта трансформация представляет собой прекрасную возможность принять Гибкие стратегии работы и Улучшение цифровой рабочей среды.

Примечание 1) Предполагается, что средняя зарплата составляет 60,000 60 долларов США плюс льготы, а средняя продолжительность встречи составляет XNUMX минут.