10 важных советов по использованию Zoom для каждого пользователя

Виртуальные встречи стали неотъемлемой частью удаленной работы, но иногда они могут быть утомительными. Если Zoom — ваша предпочтительная платформа для видеоконференций, существует несколько скрытых функций, которые вы можете использовать, чтобы сделать встречи более эффективными для организаторов и более интересными для участников. Вот лучшие советы и рекомендации, как максимально эффективно использовать Zoom.

Используйте самостоятельно выбранные комнаты для создания виртуального мероприятия по налаживанию контактов.

Виртуальное общение по своей природе неловко, и ситуация может усугубиться, если отправлять людей в случайные подгрупповые комнаты, чтобы заставить их общаться. Хотя участники встречи обычно автоматически распределяются по подгрупповым комнатам, в Zoom есть функция, позволяющая людям выбирать комнату и перемещаться между ними в удобном для них темпе. Это создает более гибкий опыт, имитирующий общение лицом к лицу; а если вы являетесь организатором, вы можете дать названия подгрупповым комнатам, чтобы участники могли самостоятельно выбирать их в зависимости от своих интересов или конкретных тем.

Нажмите на «Комнаты для обсуждений» , затем выберите количество комнат, которые хотите создать, выберите « Разрешить участникам выбирать комнату » и нажмите «Создать » . Далее нажмите на «Параметры» или значок шестеренки и выберите « Разрешить участникам выбирать комнату » и « Разрешить участникам возвращаться к основной сессии в любое время ». После запуска комнат для обсуждений в окне «Комнаты для обсуждений» появится опция «Переименовать» , с помощью которой можно присвоить название каждой комнате.

Чтобы присоединиться к группам в отдельных комнатах, участники должны нажать на кнопку «Групповые комнаты» , навести курсор на номер в списке и нажать «Присоединиться» > «Присоединиться» . Аналогичным образом они могут переключаться между комнатами или возвращаться к основной сессии. Стоит отметить, что функция самостоятельного выбора доступна только в настольных и мобильных приложениях; пользователям веб-клиента потребуется, чтобы организатор перенаправил их вручную.

Скачайте CSV-файл, чтобы автоматически заполнить подгруппы комнат для проведения крупных собраний.

В качестве альтернативы, существует множество ситуаций, когда вам потребуется распределить участников совещания по конкретным комнатам для обсуждений, вместо того чтобы позволять им выбирать их самостоятельно или использовать функцию случайного распределения Zoom. Например, когда вы хотите убедиться, что все члены определенной команды попадут в одну и ту же комнату. Это можно сделать вручную после начала совещания, но для больших групп гораздо проще сделать это заранее, и все, что вам нужно, это CSV-файл. Шаблон доступен на странице поддержки Zoom : вам понадобится всего один столбец для названий комнат для обсуждений и другой для адресов электронной почты участников. При планировании совещания перейдите в «Параметры» , выберите «Предварительное назначение комнат для обсуждений» > «Импорт из CSV» , а затем перетащите файл во всплывающее окно. Zoom позволяет предварительно назначать до 100 комнат и 1000 участников.

Установите слайды в качестве виртуального фона, чтобы имитировать персональную презентацию.

Когда вы выступаете перед аудиторией лично, вы, скорее всего, стоите перед слайдами, поэтому слушатели могут одновременно видеть вас и ваш контент. Функция виртуального фона в Zoom имитирует это, накладывая ваше видео на демонстрируемый экран, позволяя участникам видеть ваши выражения лица и жесты и следить за слайдами, не отвлекаясь на вас. (Примечание: эта функция также совместима с PowerPoint и Keynote.) Щелкните «Поделиться» > «Экраны» и выберите Microsoft PowerPoint в разделе «Приложения» . Затем выберите тип наложения для отображения вашего видео; параметр «Спереди» размещает ваше изображение поверх демонстрируемых слайдов. Вы можете изменять размер и перемещать видео по экрану. Затем нажмите « Поделиться».

Чтобы добавить фоновый звук во время перерывов, поделитесь звуком со своего компьютера.

Если вы хотите поддерживать определенную атмосферу во время перерывов на совещании — или использовать музыку в качестве напоминания о необходимости вернуться после перерыва — вы можете поделиться звуком своего компьютера, чтобы создать фоновый шум. Это работает независимо от того, демонстрируете вы экран или нет, позволяя показывать участникам слайд с информацией под фоновую музыку. Чтобы поделиться звуком без демонстрации экрана, нажмите «Поделиться экраном» > «Дополнительно» > «Звук компьютера» > «Поделиться» . Вы можете воспроизводить звук из любого места на вашем устройстве, включая музыкальные стриминговые сервисы и YouTube. Если вы также хотите поделиться экраном, нажмите «Поделиться экраном» , затем выберите программу или рабочий стол, которым хотите поделиться, и выберите «Поделиться звуком» > «Поделиться».

Выделение нескольких докладчиков для имитации реалистичной панельной дискуссии.

В Zoom по умолчанию выделяется видео или значок текущего докладчика. Это может отвлекать, в зависимости от вашего ракурса, поскольку видео перемещаются по экрану — особенно во время сессий вопросов и ответов, когда несколько участников включают микрофоны и взаимодействуют с докладчиками. Чтобы избежать этого беспорядка, организаторы Zoom могут выделить до девяти человек в качестве основных докладчиков, сделав их видимыми в основном окне докладчика для участников. (Это отличается от функции «Закрепить участника», которая делает основными докладчиками только тех, кто находится на вашем устройстве.)

Функция «В центре внимания» имитирует реальную панельную дискуссию, позволяя участникам одинаково хорошо видеть всех основных докладчиков. Остальные участники остаются видимыми благодаря ползунку в верхней части экрана конференции. Чтобы добавить функцию «В центре внимания», наведите курсор мыши на видео участника и нажмите на три точки > «В центре внимания для всех ». Повторите этот процесс, выбрав «Добавить функцию «В центре внимания»» для девяти докладчиков.

Добавление эффекта погружения в реальные места проведения встреч.

Виртуальные встречи часто кажутся утомительными, но функция «Иммерсивный просмотр» в Zoom делает презентации, занятия или групповые дискуссии немного более увлекательными, помещая участников в реалистичные сцены. Вместо голов, парящих в маленьких квадратах, вы можете перемещать участников так, чтобы они «сидели» за партами в классе, на стульях за сценой или даже вокруг костра. Для наилучшего визуального восприятия убедитесь, что ваша камера Zoom работает правильно . В Zoom есть готовые сцены, или вы можете загрузить фотографию своего реального офиса или открытого пространства. Эти виртуальные фоны могут вместить до 25 участников. В качестве организатора нажмите «Вид» > «Иммерсивный» , затем выберите, добавлять ли участников в сцену автоматически или вручную, и выберите сцену. Нажмите « Начать» , чтобы разместить людей в иммерсивном режиме. Для пользовательских иммерсивных режимов вам потребуется перемещать участников вручную.

Отдельные аудиофайлы для записи подкастов или образовательного контента.

Поскольку любую встречу в Zoom можно записать, это удобная платформа для создания и сохранения контента для совместной работы или общения, такого как подкасты, обучающие материалы, заседания совета директоров и встречи Plus. Однако, если несколько человек одновременно говорят в микрофон, прослушивание может быть затруднено — особенно если люди говорят друг друга поверх других или если один участник создает фоновый шум во время разговора другого. В таких случаях можно записать отдельные аудиофайлы, а затем объединить их для более качественного звучания. В качестве организатора в настольном приложении Zoom нажмите « Изображение профиля» > «Настройки» > «Запись» и включите параметр «Записывать отдельный аудиофайл для каждого участника» . Это позволит записывать и сохранять каждый файл локально под именем участника.

Настройте второе устройство в качестве «соорганизатора» для управления участниками и чатом.

Управление встречей требует демонстрации презентации, отслеживания чата и контроля за участниками, желающими принять участие — всё это может быть довольно сложно, особенно если вы пытаетесь делать всё это на одном маленьком экране. В качестве обходного пути можно войти в систему со второго устройства и использовать одно для демонстрации экрана, а другое для управления участниками и активностью в чате. Присоединяйтесь к встрече с обоих устройств: на основном устройстве с правами организатора нажмите «Участники» , наведите курсор мыши на свой другой профиль в списке, а затем нажмите «Дополнительно» > «Сделать соорганизатором» > «Подтвердить» . (Если вы не являетесь основным организатором встречи, вам всё равно могут быть назначены права соорганизатора.)

С платным аккаунтом Zoom вы можете одновременно войти в систему с двух устройств одного типа, или с компьютера и телефона или планшета. Также любой пользователь может войти в систему с другого устройства, используя другой аккаунт или в качестве гостя. Если вы вошли в систему с тем же профилем, обязательно отключите звук на всех устройствах второго устройства, чтобы избежать эха.

Создайте собственную комнату ожидания, чтобы демонстрировать программу мероприятия в режиме реального времени и общаться с участниками.

Если вы хотите создать более профессиональную (или привлекательную) атмосферу в зале ожидания, чем на стандартной странице Zoom, отображающей сообщение «Ожидание начала встречи организатором», вы можете настроить то, что видят участники. Самый простой вариант — текстовый заголовок для зала ожидания, но вы также можете добавить изображение, загрузить логотип вашей компании вместе с сообщением или описанием встречи, или включить зацикленное видео (со звуком или без), которое можно использовать для отображения повестки дня встречи, правил встречи и приветственного сообщения. Включите зал ожидания при планировании встречи, затем перейдите в «Параметры зала ожидания» > «Настроить зал ожидания» > «Сохранить» после добавления настроек.

В залах ожидания Zoom также есть функция чата, позволяющая организаторам отправлять сообщения всем участникам зала ожидания или общаться в приватном режиме с отдельными лицами. Нажмите на кнопку «Чат» и выберите отдельного участника или участников зала ожидания, чтобы начать общение со всеми.

Воспользуйтесь функцией AI Companion, чтобы получить краткое изложение ситуации, если вы опоздали на совещание.

AI Companion — это инструмент Zoom, использующий генеративный искусственный интеллект, который предлагает функции повышения производительности, такие как создание заметок, составление кратких обзоров совещаний и определение пунктов плана действий. Если эта функция включена для совещания, она также может отвечать на вопросы участников в режиме реального времени — это означает, что если вы присоединились позже, вы можете получить краткий обзор всего, что пропустили, не привлекая внимания к своему опозданию. Предварительно заданные вопросы включают «Расскажите о ходе совещания», «Мое имя упоминалось?» и «Какие пункты плана действий?», хотя вы также можете задавать собственные вопросы. Щелкните значок AI Companion в правом верхнем углу совещания и выберите предварительно заданный вопрос или сформулируйте свой собственный. Обратите внимание, что функция «Вопросы для совещания» доступна только для корпоративных учетных записей и должна быть включена организатором.