Грамотное управление офисом: стратегии решения проблем, связанных с повышением глобальной температуры.

Если судить по последним нескольким месяцам, экстремальная жара стала неотъемлемой частью британского лета. По мере дальнейшего повышения температуры работодатели сталкиваются с растущим давлением, требующим обеспечения условий труда, позволяющих справляться с этими жаркими условиями.

Главная сложность заключается в понимании наиболее эффективного способа адаптации, поскольку риск полагаться на догадки и совершать ошибки очень высок.

Брэдли Бейтон

Старший технический инженер в Центре цифрового взаимодействия Ricoh.

По оценкам, жара, обрушившаяся на Великобританию в июне 2026 года, привела к потере 24 миллионов рабочих часов и обошлась экономике в 1.15 миллиарда фунтов стерлингов в виде упущенной выгоды от снижения производительности труда. Эти цифры демонстрируют прямое влияние условий труда на эффективность бизнеса.

В то же время гибридный формат работы добавляет еще один уровень сложности, радикально меняя способ функционирования офисов. Посещаемость стала гораздо менее предсказуемой, чем раньше, что затрудняет определение того, где и когда такие вещи, как охлаждение, вентиляция и вместимость рабочих мест, будут наиболее необходимы.

Помимо летней жары, организациям необходимы рабочие места, которые эффективно функционируют в любое время года и адаптируются к постоянно меняющейся заполняемости и условиям окружающей среды. Они должны понимать, как люди перемещаются по офису, например, к каким рабочим местам они подходят, какие переговорные комнаты заполняются, где команды работают вместе, и какие помещения часто остаются без внимания.

Для достижения этой цели необходимо незамедлительное понимание того, как используются здания. Именно здесь на помощь приходят сенсорные технологии и данные об использовании рабочих мест, преобразуя предположения в доказательства и предоставляя организациям информацию, необходимую для принятия более взвешенных решений в отношении организации рабочего пространства.

Средние показатели по всему зданию могут скрывать локальные проблемы.

Во многих офисах до сих пор действуют относительно устоявшиеся представления о том, как должно функционировать здание. Системы охлаждения и вентиляции могут работать по заранее установленным графикам, а отдельные помещения управляются в соответствии с их максимальной вместимостью, а не в зависимости от текущего использования. Но мы знаем, что современные рабочие места не отличаются такой предсказуемостью.

В один день целый этаж может быть практически пуст, а в другой — битком набит. На следующий день ситуация может полностью измениться. В оживленный вторник переговорные комнаты могут стать теплыми и душными после нескольких часов непрерывной работы, в то время как прилегающее открытое рабочее пространство останется комфортным. Аналогично, зоны, подверженные прямому солнечному свету, естественным образом нагреваются гораздо быстрее, чем другие.

Одно измерение температуры в конкретном месте не может объяснить многочисленные колебания температуры внутри офиса. Тем не менее, решения, касающиеся всего здания, часто принимаются на основе этой ограниченной информации, что приводит к потреблению энергии там, где она не нужна, в то время как реальные проблемы комфорта остаются без внимания.

Поэтому работодателям необходимо более полное представление о производительности труда. Датчики окружающей среды могут отслеживать температуру, влажность, содержание углекислого газа и качество воздуха в различных зонах, предоставляя важные данные в режиме реального времени, а данные о занятости показывают, какие помещения используются и как это меняется в течение дня.

Организации часто считают, что им необходимо отслеживать сотрудников, чтобы понимать эффективность работы, но это не всегда так. Разработанные с учетом конфиденциальности, эти системы могут сочетать в себе тепловизионное наблюдение, измерение температуры окружающей среды и уровня углекислого газа, а также анонимное пространственное отслеживание, чтобы выявить эффективность работы в определенной зоне без идентификации пользователей.

Объединив эти данные, сотрудники производственных объектов могут выявлять реальные проблемы на ранних стадиях, понимать их причины и расставлять приоритеты в действиях, оказывающих ощутимое влияние на сотрудников и их производительность.

Как сделать данные полезными

Сбор данных на рабочем месте — это только начало. Реальная ценность заключается в том, как организации используют эту информацию для улучшения условий труда сотрудников и повышения эффективности эксплуатации зданий. Легко сосредоточиться на панелях мониторинга и датчиках, но настоящая цель — предоставить командам по эксплуатации зданий полезную и применимую на практике информацию.

Интеллектуальные решения для организации рабочего пространства – это не просто быстрое реагирование на возникающие проблемы, а предвидение проблем до того, как они начнут влиять на людей, использующих это пространство.

Например, повышенный уровень углекислого газа может указывать на необходимость улучшения вентиляции в конференц-зале, а частые скачки температуры — на использование оборудования, воздействие полуденного солнца или дисбаланс между количеством людей и охлаждением. Это позволяет службам эксплуатации зданий выявлять первопричины проблем и принимать меры до того, как они начнут влиять на персонал.

Направляя ресурсы туда, где они действительно необходимы, работодатели улучшают благополучие сотрудников, одновременно сокращая ненужное потребление энергии и эксплуатационные расходы. Такой более целенаправленный подход также способствует достижению более широких целей в области устойчивого развития.

Избегание ненужного охлаждения практически пустых помещений снижает эксплуатационные расходы и помогает организациям продвигаться к достижению целевых показателей по выбросам категории 2 без ущерба для производительности или качества воздуха в помещении.

Проектирование рабочих мест с учетом реальных методов работы сотрудников.

Пожалуй, наибольшая ценность данных о рабочем месте заключается в том, что они раскрывают с течением времени.

Начинают вырисовываться закономерности, позволяющие организациям гораздо глубже понять, как используются их рабочие пространства.

Повторяющиеся закономерности могут выявить постоянно недоиспользуемые пространства, те, которые создают наибольшую нагрузку на инженерные системы здания, а также определить, следует ли объединить, сгруппировать или полностью перепроектировать определенные зоны. Они также могут помочь в составлении более точных и эффективных графиков охлаждения, политики бронирования помещений и принятии решений о наиболее подходящих местах для конкретных команд или мероприятий.

Данные о входе в систему и бронировании добавляют еще один уровень анализа. Организация может обнаружить, что сотрудники регулярно предпочитают определенный набор офисов, что небольшие переговорные комнаты всегда полностью забронированы или что специально оборудованная зона для совместной работы используется редко. Такое поведение сообщает службам эксплуатации зданий то, что невозможно выявить одним лишь измерением температуры.

Однако эти данные наиболее полезны, если их учитывать вместе с отзывами сотрудников.

Для организаций с множеством офисов и тысячами сотрудников общение с каждым из них один на один не всегда целесообразно. Данные о рабочем месте могут помочь выявить области, требующие более глубокого обсуждения, а опросы, инструменты обратной связи и непосредственное участие сотрудников обеспечивают контекст, стоящий за цифрами.

Система анализа данных о рабочем пространстве может показать, что происходит во всем здании, но именно сотрудники предоставляют контекст, объясняющий, почему это важно и как условия влияют на их способность к сотрудничеству и концентрации.

Сочетание этих точек зрения позволяет получить гораздо более полное понимание эффективности работы на рабочем месте.

В конечном итоге, цель состоит в создании офисов, которые постоянно адаптируются к меняющимся обстоятельствам для поддержания комфорта и производительности сотрудников, а не полагаются на устоявшиеся предположения, которые быстро устаревают.

Подготовка офисов к более жаркому будущему

Теперь трудно предсказать не только погоду; модели работы меняются с такой же скоростью, и традиционные, жесткие методы управления на рабочем месте больше не успевают за этими ускоряющимися изменениями.

Организациям необходимо понимать, как здание спроектировано для функционирования и, что еще важнее, как оно будет использоваться изо дня в день. Это понимание позволяет командам по управлению объектами быстрее реагировать, более эффективно использовать энергию и создавать комфортные и гибкие рабочие условия, адаптирующиеся к меняющимся обстоятельствам.

Преимущество заключается в создании более комфортных условий труда для тех, кто ими пользуется. Место, где сотрудники могут сосредоточиться, когда это необходимо, будучи уверенными, что окружающая среда будет способствовать выполнению работы, ради которой они пришли.

Проще говоря, когда рабочая среда обеспечивает сотрудникам лучшие условия, их желание пользоваться ею и приходить на работу возрастает.