Самое важное, что вам нужно знать
- Начните совещание с четкого определения повестки дня и отведенного на нее времени, оставив последние несколько минут для вопросов, поскольку пять минут отступления от темы на совещании с участием 12 человек отнимают час от общего времени группы.
- Используйте специальные фразы для управления отвлеченными дискуссиями, повторяющимися вопросами и монополизацией разговора, например: «Давайте обсудим это отдельно позже», «Мы уже затрагивали эту тему» или «Давайте перейдем к следующему вопросу от нового собеседника».
- При прерывании разговора сохраняйте спокойный и нейтральный тон, избегайте сарказма или публичного выговора и сразу переходите к следующему пункту, чтобы установить незыблемые границы и не ставить участников в неловкое положение.
Спустя двадцать минут из тридцатиминутной встречи та же рука снова поднимается. Выступающий говорит: «Я просто хочу еще раз подчеркнуть один момент, а затем у меня есть короткий вопрос». Далее следует трехминутное обсуждение, в котором нет четкого вопроса. Оно затрагивает уже обсуждавшийся мною момент, затем переходит к другой теме и, наконец, заканчивается словами: «Итак, я просто хотел узнать ваше мнение».
Большинство руководителей совещаний допускают такое поведение, потому что перебивать кого-то на глазах у коллег кажется невежливым. Но проблема в том, что эти дополнительные минуты отнимаются у всех участников. Когда один человек использует это время, чтобы высказать свои мысли вслух или повторить свою мысль, последние пункты повестки дня проносятся в спешке, и более тихие участники вашей группы могут так и не получить возможности высказаться.
Самый простой способ справиться с этой ситуацией — установить некоторые правила, прежде чем задавать вопросы, а затем использовать ясный и прямой язык, когда кто-то их игнорирует. Вам не нужен остроумный ответ, и вам не нужно выяснять, почему человек так долго говорит.
Прежде чем начать разговор, установите границы.
Начните совещание с четкого изложения повестки дня и отведенного на нее времени. Например, можно сказать: «У нас есть время до 2:30, мы обсудим три основных момента, а последние пять минут посвятим вопросам». Это устанавливает четкий временной лимит, к которому можно будет вернуться позже, и гарантирует, что все участники с самого начала будут знать одно и то же правило.
Вы также можете изменить способ сбора вопросов. Попросите участников размещать их в чате, отложите до конца встречи или запишите их во время выступления докладчика. Открытая дискуссия идеально подходит для интерактивных рабочих сессий, но редко является лучшим вариантом для встреч со строгими временными ограничениями.
Использование «списка вопросов для обсуждения» может помочь с полезными, но не относящимися к теме вопросами. Запишите тему в видимый список, поручите кому-нибудь продолжить обсуждение и включите это в свои заметки. Люди охотнее откажутся от второстепенного вопроса, если увидят, что он не просто исчез в никуда.
В исследовании Leadership IQ, посвященном эффективности командной работы и фрустрации , мы опросили 6,821 руководителя и сотрудника о том, как часто они покидают совещания, не имея четкого плана дальнейших действий. 13.1% респондентов ответили, что это происходит часто, а 46.5% — что это случается время от времени. Другими словами, почти шесть из десяти человек покидают как минимум некоторые совещания, не имея четкого понимания того, что делать дальше.
Конечно, длинные вопросы не являются причиной всех неясных пунктов повестки дня. Но этот вывод иллюстрирует, как мало места для отступлений на многих совещаниях. Когда все понимают, чего должно достичь совещание и когда оно должно закончиться, перенаправление разговоров в сторону становится менее личным, потому что вы устанавливаете границы, которые были услышаны всеми.
Первое утверждение: Направление побочной дискуссии в другое русло.
Когда кто-то начинает говорить слишком долго и отклоняться от темы, скажите: «Позвольте мне вас прервать. Это тема, заслуживающая обсуждения, но она выходит за рамки того, что мы можем обсудить прямо сейчас. Давайте обсудим это отдельно позже, чтобы успеть завершить обсуждение вовремя». Это первое предложение имеет решающее значение, поскольку вежливая пауза может добавить несколько дополнительных минут.
Если собеседник ответит: «Мне нужна еще минута», повторите границу: «Я понимаю, но нам нужно двигаться дальше . Пожалуйста, пришлите мне остальные пункты, и я свяжусь с вами после встречи». Скажите это один раз и переходите к следующему пункту повестки дня; длинное объяснение создает впечатление, что граница подлежит обсуждению.
Вторая фраза: Завершите вопрос, на который вы уже ответили.
Если кто-то задает тот же вопрос снова, скажите: «Мы это уже обсуждали, поэтому я перейду к следующему вопросу. Я с удовольствием обсужу его с вами после встречи». Такое предложение о дальнейшем обсуждении демонстрирует, что вы эффективно распоряжаетесь своим временем и не отказываетесь от помощи.
Однако есть некоторые оговорки: повторяющийся вопрос может указывать на то, что ваш первоначальный ответ был неясен. Если несколько человек кажутся сбитыми с толку, ответьте на него еще раз. Если один человек постоянно поднимает вопрос, который группа уже обсуждала, завершите обсуждение и переходите к следующему.
Третья фраза: Дайте шанс кому-нибудь другому.
Если один и тот же человек продолжает монополизировать разговор, скажите: «Я хочу убедиться, что мы услышим мнения тех, кто еще не высказался. Давайте возьмем следующий вопрос от кого-нибудь нового». Это простое применение правила справедливого распределения мнений , понятное всем присутствующим в комнате.
Для совещаний, требующих широкого участия, можно заранее объявить следующее правило: один вопрос от каждого участника, чтобы каждый желающий мог высказаться. Это избавит вас от необходимости устанавливать ограничение после того, как один человек уже монополизировал обсуждение.
Как перебить собеседника, не поставив его в неловкое положение
В данном случае тон вашего голоса важнее, чем чрезмерное лестное восхваление. Произнесите свою мысль спокойно, без отчаянных вздохов, закатывания глаз или долгих извинений, а затем сразу переходите к следующему пункту. Повторение одной и той же спокойной, нейтральной фразы обычно эффективнее, чем поиск более напористой формулировки каждый раз, когда человек пытается возразить.
Также избегайте сарказма и публичных выговоров. Фраза вроде «Если мы когда-нибудь доберемся до дела» может вызвать смех, но она также превращает простое ограничение по времени в соревнование за статус. Другие могут стать более нерешительными в задавании обоснованных вопросов, потому что они только что стали свидетелями того, как кто-то опозорился из-за собственной речи.
Пять минут отступления от темы на совещании с участием 12 человек могут отнять час от общего времени. Защита этого времени — часть вашей работы как модератора совещания. Перенаправьте отступление, завершите обсуждение часто задаваемого вопроса, дайте возможность высказаться другому участнику, а затем переходите непосредственно к следующему человеку или пункту повестки дня.
Комментарии закрыты.